3. Beskrivelse og risikovurdering av potensielle negative konsekvenser

Områder vi har evaluert i forhold til åpenhetsloven:

Aleris’ innkjøpsmodell og leverandørkjede

Aleris har et dedikert innkjøpsteam som er ansvarlig for å gjennomføre anbuds- og anskaffelsesprosesser med leverandører, samt å forvalte eksisterende avtaler.

Innkjøpspraksisen vår tilsier tett dialog med alle leverandører for å optimalisere både innkjøp og logistikk. Vi har kommersielle relasjoner med 160 leverandører. De er i all hovedsak distributører, og 96 % av dem er norske. Vi har i svært begrenset grad direkte kontakt med produsent/fabrikk.

Vi har et tydelig fokus på å velge leverandører som er forpliktet til etiske standarder og forretningspraksis som er forenlig med våre verdier og lovens krav. Ved alle anskaffelser skal leverandører signere vår Supplier Code of Conduct, samt en relevant General Purchase Terms and Conditions. Blant våre største leverandører har 86 % signert vår Supplier Code of Conduct, og vi jobber fortløpende for å øke denne andelen. Vi krever i tillegg at leverandørene etterlever OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper og FNs Global Compacts 10 prinsipper.

Leverandørene plikter å ha oversikt over egne førsteleddsprodusenter. Vi tilstreber å innhente informasjon om produksjonsland ved alle anskaffelser. Aleris kan, med bakgrunn i våre risikovurderinger hente informasjon fra leverandører utover forpliktelsene i vår Supplier Code of Conduct og Aleris General Purchase Terms and Conditions.

Hvert år gjennomfører Aleris besøk hos utvalgte leverandører. Disse besøkene inkluderer kartlegging og undersøkelser knyttet til punktene i vår Supplier Code of Conduct. Risikovurdering av bransje og kategori påvirker valg av leverandør som besøkes. Vi gjennomfører også Business Reviews med leverandører på store avtaler, og vi avholder regelmessige statusmøter med en rekke leverandører. Disse møtene gjennomføres for å ha en tettere kontakt med våre leverandører og for å jobbe med felles problemstillinger som ordre- og leveringsoptimering.

Vi har dokumentert krav til hvordan vi kjøper inn varer og tjenester blant annet gjennom disse retningslinjene:

Aleris – Generelle vilkår for kjøp av varer
«Varen skal produseres og leveres med omhu, i samsvar med lov, forskrift og andre offentligrettslige krav, og på en fagmessig god måte, i samsvar med god skikk, etiske normer, generelle råd og lignende, og i samsvar med Aleris’ etiske retningslinjer for leverandører, samt Aleris’ generelle miljøkrav ved innkjøp.»

Aleris – Generelle vilkår for kjøp av tjenester
«Tjenesten skal gjennomføres med omhu, i samsvar med lov forskrift, og andre offentligrettslige krav, på en fagmessig god måte og i samsvar med god skikk, etiske normer, generelle råd og lignende, Aleris’ etiske retningslinjer for leverandører, samt Aleris’ generelle miljøkrav ved innkjøp.»

Aleris – Generelle vilkår konsulentoppdrag
«Oppdraget skal gjennomføres med omhu, i samsvar med lovverk, forskrift og andre offentligrettslige krav, og på en fagmessig god måte og i samsvar med god skikk, etiske normer, generelle råd og lignende, Aleris’ etiske retningslinjer for leverandører, samt Aleris’ generelle miljøkrav ved innkjøp.»

Medisinsk forbruksmateriell og utstyr

Beskrivelse og risikovurdering

Som leverandør av helsetjenester, er innkjøp av medisinsk utstyr, medisinsk forbruksmateriell samt legemidler og apotekvarer et fokusområde for oss. 90 % av leverandørene våre er norske.

For å sikre god kvalitet ved behandling av legemidler/apotekvarer skal det være god kvalitet fra utvikling av legemidler til forskrivning og bruk. Det er viktig å være klar over miljørisiko og risiko for brudd på menneskerettigheter. Legemidler som havner i naturens kretsløp utgjør risiko for organismers biologiske prosesser. For antibiotika er risikoen for bakteriers resistensutvikling en viktig faktor. Når deler eller hele produksjonen skjer i utviklingsland er det særlig vanskelig å fjerne all risiko for brudd på menneskerettigheter eller miljøhensyn. Tett oppfølging av leverandørene bidrar til å redusere denne risikoen.

Med de potensielle risiki som finnes innenfor produksjonsleddet i legemiddelbransjen, er samarbeid med en profesjonell aktør som setter fokus på produktkvalitet, menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold viktig. Aleris har derfor avtale om kjøp av legemidler og apotekvarer fra Norsk Medisinaldepot (NMD). NMD utfører aktsomhetsvurderinger på anskaffelser de gjør på vegne av helseforetak og jobber aktivt for å forebygge risiko for brudd og håndtere faktiske brudd på menneskerettigheter i leveransekjeden. I vårt samarbeid med leverandører innenfor denne kategorien er signering av vår Supplier Code of Conduct, og en felles oppfatning av hva etterlevelse innebærer spesielt viktig for oss. En slik felles forståelse gjør det enklere for leverandørene å etterleve våre krav.

Tiltak for å forebygge risiko

Vi jobber tett sammen med våre leverandører for å minimere risiko knyttet til underleverandører. Vår hovedleverandør sender månedlige rapporter som blant annet inkluderer en oversikt over hovedleverandør/produsent av artiklene vi kjøper, samt om varene er miljømerket eller ikke. Vi vurderer fortløpende endringer i varesortimentet, vi gjennomfører halvårlige statusmøter med nøkkelleverandører samt leverandørbesøk til utvalgte leverandører basert på risikovurderingene. Vi jobber i tillegg aktivt med å få alle våre leverandører til å signere og forplikte seg til vår Code of Conduct, innen alle innkjøpskategorier.

Oppsummert om risikovurdering

Vår risikovurdering er gul, dvs. moderat risiko. Kjøp av medisinsk forbruksmateriell og medisinsk utstyr ligger på Direktoratet for forvaltning og økonomistyrings høyrisikoliste. Innen denne kategorien er leverandørkjeden ikke alltid transparent produksjon kan foregå i land som har utfordringer knyttet til anstendige arbeidsvilkår og grunnleggende menneskerettigheter.

Gjennom våre valg av leverandører, vår Supplier Code of Conduct og vår tette oppfølgning av leverandørene har vi likevel begrenset risikoen innen denne kategorien til et tilfredsstillende nivå, og vi jobber kontinuerlig med forbedringer.

Ikke-medisinsk forbruksmateriell og utstyr

Beskrivelse og risikovurdering

Ikke-medisinsk forbruksmateriell og utstyr inkluderer blant annet kjøp/leie av IKT-utstyr, kontorrekvisita, arbeidsklær og møbler. 96 % av leverandørene våre er norske.

Kjøp av elektronikk og IKT ligger på Direktoratet for forvaltning og økonomistyrings høyrisikoliste for brudd på grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden. Dette er fordi produksjon av produkter innen informasjonsteknologisektoren i stor grad skjer i fabrikker i asiatiske land der det finnes dokumentasjon som viser at det kan være problemer med arbeidstakerrettigheter og grunnleggende menneskerettigheter.

Aleris har avtale om drift av våre systemer som inkluderer leasing og kjøp av IKT-utstyr. En sentral del av anskaffelsesprosessen for valg av denne leverandøren var deres fremgangsmåte med tanke på bærekraft og samfunnsansvar. Ved å arbeide med en leverandør som har et bevisst forhold til å redusere risiko reduserer vi vår potensielle eksponering.

Kontorrekvisita, arbeidsklær og møbler er produktkategorier er også listet på direktoratets liste. Også disse produseres ofte i asiatiske land der lav både mulig barnearbeid, dårlige lønns- og arbeidsforhold sikkerhet samt utnytting av fremmedarbeidere kan være et problem.

Innen kategorien møbler er risikoen mindre innen selve produksjonen, da ferdigstilling av produkter ofte skjer i skandinaviske land. Risikoen er høyere når det kommer til råvarene da sporbarheten ofte er begrenset. Risikoen innen denne produktkategorien kan derfor variere avhengig av hvor komponenter og råvarer er produsert.

Tiltak for å minimere risiko

Vi kartlegger fortløpende mulige endringer i varesortimentet der det er mulig å velge tilsvarende produkter som kan redusere innkjøpsrisikoene. For arbeidstøy har vi f.eks. valgt å benytte en leverandør som har sin egen produksjon og som benytter miljømerkede klær. For kontorutstyr har vi en leverandør som har inkludert FNs mål i sitt arbeid og som har et stort fokus på disse i sine anskaffelser.

Oppsummert om risikovurdering

Vår risikovurdering av innkjøp av ikke-medisinsk forbruksmateriell og utstyr er gul, dvs. moderat risiko. Dette grunnet opprinnelsen til enkelte råvarer, samt lokasjonen til produksjonen for enkelte produkter.

Gjennom vår Supplier Code of Conduct og vår tette oppfølgning med leverandørene har vi begrenset risikoen innen denne kategorien til et tilfredsstillende nivå og vi jobber kontinuerlig med forbedringer.

Tjenester

Beskrivelse og risikovurdering

Tjenestekategorien inkluderer blant annet IKT-tjenester, bank og forsikring, konsulenttjenester, håndverkere, juridiske tjenester, service og renholdstjenester. Spesielt innkjøp av renholdstjenester har flere ganger blitt løftet frem som et risikoområde. Dette kommer blant annet av utfordringer knyttet til kritikkverdige lønns- og arbeidsvilkår, herunder mangler i HMS-standarder og arbeidstid, samt manglende kunnskap hos innkjøpere om gjeldende lover og regler. 92% av leverandørene er
norske.

Tiltak for å minimere risiko

Innen våre kjøp av tjenester er det kun renholdstjenester der vi har kartlagt en viss potensiell risiko. Aleris benytter Norsk Standard (NS 8431:2015) for alminnelige kontraktsbestemmelser om levering av renholdstjenester. Denne standarden fremhever blant annet kvalitetssikring og internkontroll av leveransen. I tillegg har vi utarbeidet en egen standard for alminnelig renhold som gir en detaljert oversikt over krav til leveransen hos våre leverandører av renholdstjenester.
Alt av renholdsleverandører Aleris bruker er godkjent av Arbeidstilsynet og står oppført i Renholdsregisteret.

Oppsummert om risikovurdering

Vår risikovurdering av innkjøp av tjenester er gul/moderat på grunn av utfordringene som finnes innen enkelte av bransjene blant annet på HMS-standarder og arbeidsmiljøloven.

Aleris har flere leverandører innen denne kategorien som vi har jobbet med i flere år og som vi har et nært samarbeid og en god oppfølgning med. I tillegg reduserer vi risikoen ytterligere gjennom forpliktelsene i vår Supplier Code of Conduct.

Medisinske tjenester

Beskrivelse og risikovurdering

Aleris er Norges største private helseforetak med 13 sykehus og medisinske sentre. Vi har en stor bredde i vårt tilbud, med tjenester innen over 30 medisinske fagområder. Tilbudet varierer ved våre forskjellige sykehus og det ligger i vårt DNA at vi hele tiden fornyer oss og søker å svare på behovet til våre oppdragsgivere og til befolkningen.

Oppsummert om risikovurdering

Vår risikovurdering av tjenestene våre er grønn. Tjenestene har ingen «produksjon» og utgjør ingen belastninger i forhold til menneskerettigheter. Arbeidsforholdene er risikovurdert under
«mennesker».

Medarbeidere

Beskrivelse og risikovurdering

Aleris har nærmere 800 medarbeidere fordelt på våre 13 lokasjoner i Norge. Vi støtter og respekterer prinsippene fastsatt i FNs erklæring om menneskerettigheter og den internasjonale arbeidsorganisasjonens erklæring om grunnleggende prinsipper og rettigheter på arbeidsplassen. I tillegg etterlever vi våre forpliktelser til et ansvarlig næringsliv gjennom vår deltakelse i FNs Global Compact.

Våre etiske retningslinjer, som gjelder for alle våre medarbeidere, tydeliggjør hva dette innebærer i praksis. Vårt opplæringsprogram er tuftet på våre etiske retningslinjer, eksempelvis har alle ansatte i 2023 fått digital opplæring og trening i å håndtere etiske dilemmaer.

Gjennom systematisk HMS-arbeid kartlegges våre medarbeideres arbeidsforhold. Risikovurderinger og vernerunder danner grunnlag for tiltak og kontinuerlig forbedringsarbeid. Årlige medarbeider- og utviklingssamtaler sikrer god dialog mellom leder og medarbeider. I undersøkelsen måles og kartlegges arbeidsmiljøet, herunder mangfold, likeverd og inkludering. Resultatene danner grunnlag for handlingsplaner som følges tett opp. Alle ledere i Aleris mottar sin egen lederindeks fra medarbeiderundersøkelsen.

Aleris har egen rutine for varsling av kritikkverdige forhold. Varsling kan skje tjenestevei, til verneombud, HR eller direkte til administrerende direktør. I tillegg har vi en egen varslingstjeneste gjennom en ekstern leverandør («whistleblower kanal»), som sikrer full konfidensialitet og personvern. Tjenesten er lett tilgjengelig for alle medarbeidere på vårt intranett.

I Aleris har vi nulltoleranse for krenkende særbehandling og i vår organisasjon er åpenhet viktig. Det er gjennom sammenligning og erfaringsutveksling vi utvikler oss selv og våre tjenester. For å lære, og bli inspirert av kollegers arbeid, deler vi kvalitetsindikatorer, økonomiske resultater og medarbeidertilfredshet på tvers av avdelinger. Internt og eksternt rapporterer vi på KPI-er i mange ulike kvalitetsregistre og publiserer åpent våre resultater.

Oppsummert om risikovurdering

Vår risikovurdering er grønn. Basert på aktsomhetsvurderingene kan vi ikke se at virksomheten innebærer risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. En mangfoldig sammensetning av kompetente, engasjerte og fornøyde medarbeidere er vår viktigste innsatsfaktor.

Energi

Beskrivelse og risikovurdering

Risiko ved kjøp av energi/strøm er at strømmen kommer fra mindre miljøvennlige kilder og at vi bruker/kjøper inn «for mye». Vi tilstreber å redusere vår miljøpåvirkning til et minimum ved å bruke ressurser effektivt og ved å minimere unødvendig ressursbruk.

Ifølge Olje- og energidepartementet utgjør bygg ca. 40 % av energibruken i Norge. I Aleris har vi fokus på å redusere fotavtrykket på miljøet. For å støtte dette arbeid er alle våre sykehus sertifisert etter miljøledelsesstandarden ISO 14001. Våre virksomheter har en integrert kvalitets- og miljøpolicy som følger FNs definisjon av bærekraftig utvikling: «En utvikling som tilfredsstiller dagens behov uten å ødelegge fremtidige generasjoners muligheter til å tilfredsstille sine behov».

I 2022 inngikk vi ny avtale med et strømselskap for leveranse av strøm, samt tilgang til deres system for overvåkning av strømforbruk per lokasjon. Systemet de leverer gir oversikt over vårt nåværende forbruk og gjør det enklere å kartlegge muligheter for reduksjon av strømforbruket. Vi valgte en leverandør som har et hovedfokus på bærekraft og FNs bærekraftsmål.

Oppsummert om risikovurdering

Vi har vurdert vår risikovurdering til å være grønn. Vi jobber målrettet med å redusere energiforbruket, og vi samarbeider med en leverandør som har bærekraft som fokusområde.

Gårdeiere

Beskrivelse og risikovurdering

Vi leier alle lokalene hvor vi driver vår virksomhet og 100 % av gårdeierne våre er norske selskaper. Vi leier kun fra profesjonelle utleiere og for å redusere risikoen for mulige tvister følger leieavtalene våre et standard oppsett for leiekontrakter av næringsbygg. I tillegg har vi har en dedikert ansatt som er ansvarlig for å følge opp leieavtalene sentralt. Vi samarbeider med gårdeierne for å redusere fotavtrykket på miljøet, både under oppføring av bygg, ombygginger og i driftsfasen.

Begge gårdeierne som er valgt for to de siste sykehusbyggene våre er Breeam-sertifisert. BREEAMNOR-sertifisering utgjør byggebransjens internasjonale klassifisering basert på dokumentert miljøprestasjon. Sertifikatet er eneste metode for klassifisering av bærekraftige bygg i Norge. Ved Breeam-sertifisering vektlegges ledelse, helse og innemiljø, energi, transport, vann, materialer, avfall, arealbruk, økologi og forurensning.

Oppsummert om risikovurdering

Vi har vurdert vår risikovurdering til å være grønn. Dette grunnet at vi kun har profesjonelle gårdeiere, kravene vi stiller til dem samt den tette dialogen og oppfølgingen.

Avfall

Beskrivelse og risikovurdering

Risikoavfall/medisinsk avfall utgjør en potensiell risiko, og avfall fra helseinstitusjoner som er definert som smittefarlig avfall krever spesiell behandling i henhold til Forskrift om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste.

Aleris har avtaler med renovasjonsleverandører som regelmessig henter avfall ved alle våre lokasjoner. Vi bruker profesjonelle renovasjonsleverandører som har sikre løsninger for medisinsk avfall/risikoavfall. 100 % av leverandørene våre er norske.

Smittefarlig avfall samles inn i godkjente beholdere for smitte/risikoavfall og emballeres på en måte som egner seg for lagring og transport uten at det medfører smittefare. Smittefarlig avfall fra Aleris sendes enten til forbrenning eller autoklavering/desinfisering.

Med bakgrunn i endringene i avfallsforskriften fra 1. januar 2023 sørget vi for at alt av søppel kildesorterer på alle Aleris-lokasjoner, og at matavfall, plast og hageavfall ikke lenger kastes i restavfallet. Ved behov/forespørsel får Aleris rapporter for innlevert avfall fra våre renovasjonsleverandører, med mulighet for å jobbe målrettet for å redusere vår miljøpåvirkning.

I Aleris gjennomføres det en årlig ISO-revisjon av Det Norske Veritas. Denne revisjonen inkluderer blant annet en kvalitetssikring av vår avfallshåndtering og rutiner rundt dette.

Tiltak for å redusere risiko

Ved å benytte anerkjente leverandører med nødvendige godkjenninger samt ved å etterleve kravene til ISO 1400 og våre rutiner for håndtering av avfall opplever vi at vi har god kontroll på vår avfallshåndtering. De årlige ISO 14001 revisjonene som gjennomføres av Det norske Veritas er et ytterligere tiltak for å redusere risiko.

Oppsummert om risikovurdering

Vi har vurdert vår risikovurdering til å være gul. Vi har smittefarlig avfall som representerer en potensiell risiko, men vi har gode og kvalitetssikrede rutiner for håndteringen av dette avfallet. I tillegg samarbeider vi kun med profesjonelle renovasjonsaktører som har infrastruktur som er designet for å ta hånd om slikt avfall.

Transport

Beskrivelse og risikovurdering

Innen denne kategorien ligger frakt betalt for av Aleris samt reisevirksomhet for egne ansatte. Frakt utgjør en mindre del (9 %) da transport av varer til Aleris i de fleste tilfeller er ansvaret til våre leverandører. NHO Logistikk og Transport har i 2022 belyst problemstillingen rundt «sosial dumping» og arbeidsforhold innenfor transportbransjen og fremhevet åpenhetsloven som en mulig løsning på problemene, da den vil legge mer av ansvaret over på bestillere av transporttjenester.

I de tilfellene Aleris har direkte avtaler om frakt via frakt- og transportselskap tilstreber vi samarbeide med aktører som er opptatt av arbeidsforhold, miljø, og etikk og som har høye etiske standarder, og 100% av transportleverandørene våre er norske. Når transport bestilles og organiseres av våre leverandører er vi opptatt av at de har signert vår Supplier Code of Conduct.

Aleris tilstreber en mest mulig miljøvennlig drift og setter mål og delmål for miljøarbeidet med prioritet for de vesentligste miljøaspektene. Dette består blant annet i tett samarbeid med våre nøkkelleverandører av forbruksmateriell og utstyr for å optimere leverings- og ordremønster til våre sykehus, og redusere antall leveranser. tillegg er reisevirksomhet blant våre ansatte svært begrenset. Etter pandemien foregår det meste av møtevirksomheten digitalt.

Oppsummert om risikovurdering

Vi har vurdert vår risikovurdering til å være gul, en lav/moderat score. Dette er grunnet utfordringene som finnes i transportbransjen samt miljøpåvirkningen reise- og transport medfører. Gjennom vår Supplier Code of Conduct og vår tette oppfølgning av våre leverandører samt arbeid med effektive ordre- og leveringsmønster har vi begrenset risikoen innen denne kategorien.

Les de øvrige delene av aktsomhetsvurderingen:

1. Kort om Aleris i Norge
2. Overordnede betraktninger relatert til vår aktsomhetsvurdering
3. Beskrivelser og kartlegging av potensielle negative konsekvenser